Tjenester

Vi dekker det meste innenfor dokumentutsendelse. Vi er med helt fra løsningene bare er ideer og uløste utfordringer hos kunden via strukturert dataflyt og produksjon til dokumentene er sendt til mottaker i rett kanal og arkivert tilgjengelig for avsender. Dette omfatter mange fagområder og produkter. Gjennom vår kompetanse, vårt utstyr og våre gode samarbeidspartnere kan vi tilby det beste på markedet innen områdene som er nevnt under.

Fakturautsendelse

Fakturaen er det viktigste dokumentet din bedrift sender ut. Det er viktig at du framstår som seriøs og troverdig samtidig som du er selgende og informativ. Profesjonell utforming og punktlig levering kombinert med kostnadseffektive løsninger er vårt varemerke. Samtidig kan vi være fleksible når situasjonen krever det.

Vi sender ut millioner av fakturaer hvert år. Mange store bedrifter lar oss printe fakturaene, pakke dem sammen med diverse informasjonsmateriell og sende dette ut i Posten. Felles for slike jobber er at man har en eller flere maler som skal benyttes og et sett med kundedata som skal "flettes" inn i denne malen. Malene er ofte uendret over lange perioder, mens datafilene er ferskvare som kommer daglig, ukentlig eller månedlig på avtalt måte. Det er dette vi kaller transaksjonsprint. Filformat, overføringsmåte, kvalitetssikring, kvitteringsrutiner og loggføring avtales mellom partene. Vår erfaring er at gode løsninger og godt kunde- leverandørforhold består over lang tid.
PDF kan benyttes hvis du selv ønsker å utforme fakturaoppsettet. Vi har metoder for å styre at PDF'ene dine printes på rett papirtype, på fargeprinter eller i sorthvit. Du bestemmer også pr dokument om det skal printes ensidig eller tosidig. Sender du datagrunnlaget i tabellformat (tekstfil eller excel) så kan vi lage forslag til fakturalayout.

Viktig:

  • Ditt ansikt utad
  • Gode faste rutiner
  • Fleksibilitet ved behov

Maler
Eksempler

Bedre kundedialog

Utnytt fakturavedlegg og ledig plass på fakturaforsiden til å kommunisere med kunden - Vi hjelper deg!

En faktura i posten blir åpnet og studert. Den får mottakers fulle oppmerksomhet, og da er det viktig at man utnytter dette best mulig. Ved å lage et gjennomtenkt og godt fakturalayout på side 1 og overfører mindre viktig informasjon til fakturaens bakside, kan frigjort plass på forsiden utnyttes til kundedialog. Dette kan være viktig informasjon eller opplysninger om nye produkter, gode tilbud osv. Her kan både bilder og tekst benyttes og printes i sort eller i farger.

10 ØRE

Det koster under 10 øre i porto å legge ved et ekstra ark eller folder i samme konvolutt som faktura.

Lavere portokostnader

Mange bedrifter sender bare faktura i konvolutten, mens utsendelse av informasjon og tilbud etc. som regel sendes i egen konvolutt. Dersom man kombinerer fakturautsendelsen med et vedlegg i form av et kundemagasin, et tilbud eller et produktark, vil man spare mye portokostnader pga. det å pakke flere ark eller vedlegg i samme konvolutt som faktura er prisgunstig. Eksempelvis koster et ekstra A4-ark i samme konvolutt som faktura under 10 øre i porto.

Print&Post

Grafisk Digital har en produksjonslinje kalt Print & Post. Dette er en prisgunstig løsning som vi kjører hver virkedag gjennom hele året.

Løsningen passer spesielt godt for kunder som har mindre daglige eller ukentlige kjøringer som skal ut i Posten.

En bedrifts posthåndtering er arbeidskrevende helt frem til konvoluttene legges i postkassen. Prisen for å håndtere den daglige kontorpost kan fort komme opp i 50-60 kr eks. mva. pr konvolutt som sendes ut. I løpet av et år blir dette et betydelig beløp.

Ved print & post slipper dere å tenke på egne blanketter og konvolutter. Vi benytter nøytrale blanketter (hvit A4 og A4 med giro). Vi printer både faste og variable opplysninger i sort eller i farge, og pakker i nøytrale C5 konvolutter med stort vindu og frankeringsmerke.

Posten henter konvoluttene hos oss kl. 16.30 for behandling og videresending.

Vi betaler for portoen til Posten og viderefakturerer denne til dere på samme faktura som den aktuelle utsendelse. Portoen fra oss blir lavere enn ved bruk av frimerker eller egen frankeringsmaskin.

Det er enkelt å ta løsningen i bruk. Se vedlagte eksempler og maler.

Fakta

  • Daglig kjøring
  • Fleksibel løsning
  • Prisgunstig
  • Portorabatt

Brev

Brevet er ikke dødt. Velkomstbrev, forsikringsavtaler, påminning om måleravlesning for vann og strøm, varsel om feiing, svar fra offentlige kontorer, informasjon om endringer i priser, adresser eller rutiner. Variasjonen er stor. Utsendelse av dokumenter er vår spesialitet.

Det er uendelig mange varianter av brev, men det er noen fellesnevnere også. A4-formatet er faktisk en slik fellesnevner. Nesten alle dokumenter som sendes ut som brev i posten utformes som en eller flere A4-sider. Dette gjelder også vedlegg til epost eller som PDF-dokumenter til en digital postkasse. Av det som printes og sendes i posten, så blir nesten alt brettet en gang på midten og pakket i C5-konvolutter. Sammen med et brev vil det ofte være et vedlegg. Det kan være et hefte, en folder eller en annen trykksak men det kan også være et eller flere ark som printes ut som påfølgende ark etter brevet. Vi har løsninger som omfatter den store variasjonen som kan forekomme. Mange brev er på bare en A4-side men vi sender også ut brev på over 300 sider, men da printer vi tosidig og pakker i store C4-konvolutter.
Jo større utsendelsen er, jo bedre passer den for oss. Likevel har vi løsninger som tillater kunder å sende ett enkelt brev en dag på en kostnadseffektiv måte. Vår spesialitet er de repeterende oppdragene, men vi er der for din bedrift også når dere skal ha en engangsutsendelse. Kunden kan styre brevoppsettet selv eller få hjelp av oss. Uansett vil vi kunne ivareta kundens behov for å benytte egen profil.

Viktig:

  • Takle stor variasjon
  • Ivareta din bedrifts behov/profil
  • Gode løsninger for engangsjobber og faste kjøringer

Maler
Eksempler

E-løsninger

Stadig mer kommunikasjon er elektronisk. Vi hjelper deg med å sende ut dine dokumenter i rett kanal. Fakturautsendelse krever ofte flere parallelle løsninger. Papirfaktura, epostfaktura, eFaktura, avtalegiro, digitale postkasser, e2b eller EHF via aksesspunkt. Stadig flere vil ha digitalt arkiv av alt som er sendt ut.

Sender du faktura til kommune eller stat så kreves det at du kan sende det som EHF via et aksesspunkt. Epostfaktura er en brukervennlig, rask og rimelig løsning med noen begrensninger. Digipost, Eboks og andre digitale postkasser er på vei inn og er forventet å vokse i tiden som kommer og det gjelder å være med når tiden er inne. eFaktura er en løsning som fungerer godt mot privatmarkedet, men ikke alle ønsker å motta faktura på den måten. Avtalegiro er suveren for å holde på abonnementskunder. Saksbehandlere, kunder og inkassoselskaper skal kunne slå opp kopi av faktura på telefoner, nettbrett og PC’er med utgangspunkt i sikker tilgangskontroll. Vi tilbyr alt dette og kan hjelpe din bedrift med å finne gode løsninger.

Eksempler:

  • Epostfaktura
  • eFaktura
  • Avtalegiro
  • Digital postkasse
  • E2B/EHF(aksesspunkt)
  • Digitalt arkiv